KI-Prozessautomatisierung für Unternehmen
Standardisierbare Prozesse mit künstlicher Intelligenz automatisieren
In vielen Unternehmen laufen Prozesse regelmäßig nach ähnlichem Muster ab: Informationen sammeln, Dokumente auswerten, Daten aus Systemen zusammentragen, in Vorlagen übertragen, Berichte erstellen, prüfen, weitergeben. Vieles davon lässt sich heute mit KI unterstützen und teilweise weitgehend automatisieren.
Wir analysieren bestehende Prozesse und entwickeln individuelle KI-Lösungen, die wiederkehrende Aufgaben automatisiert übernehmen. Nicht KI um der KI willen – sondern Automatisierung dort, wo sie im Arbeitsalltag tatsächlich Zeit spart.
Wiederkehrend & zumindest teilweise standardisierbar
Ein Prozess muss nicht vollständig identisch ablaufen – genau hier liegt eine Stärke moderner KI. Klassische Automatisierung funktioniert gut mit strukturierten Daten und festen Regeln. KI kann zusätzlich mit unstrukturierten Informationen wie Texten, Dokumenten, E-Mails oder Beschreibungen arbeiten. So lassen sich heute Prozesse automatisieren, die früher viel manuelle Arbeit erforderten.
Am Anfang steht nicht das Sprachmodell
Wir betrachten zuerst den vorhandenen Prozess: Welche Informationen kommen herein, woher stammen sie, welche Schritte führt ein Mitarbeiter heute aus, welche Entscheidungen werden getroffen, welche Systeme sind beteiligt, wo gibt es feste Regeln, wo ist menschliche Beurteilung nötig? Erst danach entwickeln wir die technische Architektur.
Nicht jeder Schritt braucht KI
Die beste Lösung entsteht oft aus einer Kombination von Technologien – KI gezielt dort, wo sie einen echten Vorteil bietet:
Schnittstelle liest Daten aus dem ERP
Sprachmodell analysiert unstrukturierten Text
Datenbank liefert Zusatzinformationen
KI erstellt einen strukturierten Entwurf
Mitarbeiter prüft & bestätigt das Ergebnis
Automatisierung überträgt ins nächste System
KI-Unterstützung bei der 8D-Fehleranalyse
Ein 8D-Report folgt einer definierten Struktur – gleichzeitig müssen unterschiedliche Informationen zusammengetragen, Ursachen beschrieben und Maßnahmen dokumentiert werden. Genau diese Kombination macht den Prozess für KI-Unterstützung interessant. Unsere Anwendung kann Informationen aus verschiedenen Quellen einbeziehen:
- Reklamationsbeschreibung
- Kunden- & Produktdaten
- Fehlerbilder
- Produktionsinformationen
- Prüfberichte & Messwerte
- Interne Dokumentationen
- Bereits bekannte Fehler
- Vergleichbare Vorgänge
Die fachliche Entscheidung bleibt beim Menschen
Statt einen Bericht komplett manuell aufzubauen, führt das System vorhandene Informationen zusammen, erkennt welche Angaben fehlen und bereitet definierte Abschnitte vor. Der verantwortliche Mitarbeiter erhält einen strukturierten Entwurf und kann ihn prüfen, ergänzen oder korrigieren – zeitaufwendige, standardisierbare Schritte werden automatisiert.
Aus dem Textgenerator wird ein Wissens-Werkzeug
Besonders wertvoll wird die Lösung mit historischen Informationen: Gab es einen vergleichbaren Fehler? Welche Ursachen und Maßnahmen wurden damals dokumentiert? Solche freigegebenen Quellen binden wir je nach Anwendungsfall ein – so wird vorhandenes Unternehmenswissen gezielt für den Prozess nutzbar.
KI-gestützte Vorbereitung technischer Informationen
Auch die Vorbereitung einer Patentanmeldung besteht aus vielen strukturierten Schritten: technische Informationen sammeln und beschreiben, Unterlagen auswerten, Zeichnungen und Beschreibungen zusammenführen. Ein Workflow kann technische Angaben abfragen, fehlende erkennen und Rückfragen stellen, Dokumente analysieren und eine vorbereitende Dokumentation erstellen.
Kein statisches Formular
Fehlt eine wichtige Information, fragt die Anwendung gezielt danach – und die nächste Frage kann von der vorherigen Antwort abhängen. So werden komplexe Informationen Schritt für Schritt erhoben, während im Hintergrund bereits eine strukturierte Datengrundlage entsteht.
Viele Prozesse beginnen mit Dokumenten
KI-Systeme können je nach Dokument und Anwendungsfall relevante Informationen extrahieren, klassifizieren und für den nächsten Schritt aufbereiten – so muss niemand Informationen manuell übertragen:
Schnittstellen gehören zur Automatisierung
Benötigte Informationen liegen selten an einer Stelle: ein Teil im ERP, weitere im CRM, Dokumente im DMS, Zusätzliches per E-Mail. Deshalb gehört die Schnittstellenentwicklung für uns unmittelbar dazu – wir verbinden bestehende Systeme über APIs, Datenbanken oder andere geeignete Schnittstellen. Die KI wird Bestandteil des Prozesses, nicht nur ein zusätzliches Chatfenster.
In bestehende Prozesse integriert
Mitarbeiter sollen nicht ständig zwischen Anwendungen wechseln. Wir binden – je nach Projekt – ERP, CRM, DMS, Produktionssysteme, Datenbanken, Webanwendungen, Shops, E-Mail-Prozesse und individuelle Software an.
n8n & individuelle Workflows
Zur Orchestrierung setzen wir je nach Anforderung Workflow-Systeme wie n8n ein und verbinden Systeme, Datenquellen und KI-Modelle. Für Komplexeres entwickeln wir individuelle Workflows – der Technologie-Stack richtet sich nach dem Prozess.
Cloud-LLM oder lokale KI
Für manche Aufgaben sind Cloud-Modelle sinnvoll, bei sensiblen Daten eine lokale KI-Umgebung. Gerade für Industrieunternehmen lassen sich Prozesse so automatisieren, ohne dass Daten zwangsläufig an einen externen Dienst gehen.
Geschwindigkeit der Automatisierung + menschliche Fachkompetenz
Nicht jeder Prozess sollte vollständig autonom laufen. Bei fachlich, wirtschaftlich oder rechtlich relevanten Ergebnissen kann eine menschliche Freigabe sinnvoll oder notwendig sein.
Die KI übernimmt
- Datensammlung
- Analyse
- Strukturierung
- Entwurf
- Klassifizierung
- Vorbereitung
Der Mensch übernimmt
- Bewertung
- Korrektur
- Entscheidung
- Freigabe
Nach der Freigabe setzt der automatisierte Workflow den Prozess fort.
Ein guter Prozess bleibt nachvollziehbar
Je nach Anwendung integrieren wir Kontrollmechanismen: Benutzerrechte, Freigabeschritte, Protokollierung, Quellenangaben, Versionsstände, Plausibilitätsprüfungen, definierte Prozessgrenzen, Fehlerbehandlung und manuelle Eingriffsmöglichkeiten.
Gerade bei geschäftskritischen Prozessen ist eine kontrollierte Architektur wichtiger als maximale Automatisierung.
Wenn qualifizierte Mitarbeiter viel Zeit mit standardisierbarer Arbeit verbringen
Je mehr dieser Merkmale zutreffen, desto interessanter ist eine Analyse:
- Prozess wiederholt sich regelmäßig
- Viele Informationen zusammentragen
- Dokumente werden manuell ausgewertet
- Daten zwischen Systemen übertragen
- Wiederkehrende Texte oder Berichte
- Arbeit nach definierten Vorgaben
- Klare Prozessschritte
- Ergebnisse müssen dokumentiert werden
- Ähnliche Fälle schon oft bearbeitet
Nicht jede mögliche Automatisierung ist sinnvoll
Deshalb betrachten wir auch: Wie häufig läuft der Prozess? Wie viel Arbeitszeit kostet er heute? Wer ist beteiligt? Wie fehleranfällig ist die manuelle Bearbeitung? Wie komplex ist die Automatisierung, welche Systeme müssen angebunden werden, wie groß ist der erwartete Nutzen? Auf dieser Grundlage entscheiden wir gemeinsam über Umfang und Sinnhaftigkeit.
Erst den Kern testen
Bei komplexeren Automatisierungen entwickeln wir zunächst einen begrenzten Proof of Concept mit realistischen Beispieldaten: Funktioniert die Analyse? Ist die Qualität ausreichend? Welche Ausnahmen treten auf? Welche Schritte brauchen weiterhin menschliche Kontrolle? Erst danach entsteht die produktive Anwendung – das reduziert technische und wirtschaftliche Risiken.
Schritt für Schritt statt alles gleichzeitig
Mit den Prozessen beginnen, bei denen der größte Nutzen entsteht.
Prozess analysieren
Gemeinsam mit den Menschen, die tatsächlich damit arbeiten.
Prototyp entwickeln
Den Kern des Use Cases mit realistischen Daten erproben.
Produktiv umsetzen
Die Anwendung technisch entwickeln und in Systeme integrieren.
Ausbauen
Funktioniert es, werden weitere Prozesse betrachtet.
KI & Softwareentwicklung aus einer Hand
KI & Softwareentwicklung
Wir verbinden Sprachmodelle mit klassischer Softwareentwicklung und Automatisierung.
Individuelle Prozesse
Wir pressen keinen Prozess in ein fertiges Standardprodukt.
Schnittstellenkompetenz
ERP, CRM, Datenbanken, Dokumente und Individualsysteme in den Workflow eingebunden.
Cloud oder lokale LLM
Die KI-Architektur richtet sich nach Use Case und Anforderungen an die Datenverarbeitung.
Human in the Loop
Wo menschliche Fachkompetenz nötig ist, integrieren wir gezielte Prüfungen und Freigaben.
Industrieerfahrung
Auch komplexe Prozesse wie 8D-Fehleranalysen strukturiert mit KI unterstützen.
Häufige Fragen zur KI-Prozessautomatisierung
Welche Prozesse eignen sich für KI-Automatisierung?
Läuft dann alles vollautomatisch ohne uns?
Können bestehende Systeme wie ERP oder CRM eingebunden werden?
Müssen sensible Daten an einen externen KI-Dienst?
Wie fangen wir am besten an?
Sprechen Sie mit uns über Ihre Prozessautomatisierung
Ihre Mitarbeiter erstellen regelmäßig ähnliche Dokumente, tragen Informationen aus verschiedenen Systemen zusammen oder verbringen viel Zeit mit standardisierbaren Aufgaben? Oder Sie haben schon einen konkreten Prozess im Blick? Wir analysieren gemeinsam den Ablauf und entwickeln eine sinnvolle, kontrollierte KI-Prozessautomatisierung.
